Азбука кадровика при оформленні смерті працівника

Практика застосування трудового законодавства свідчить, що одна з найбільш непростих кадрових процедур – припинення трудових відносин у разі смерті працівника. Оскільки відбувається подібне нечасто, роботодавець, зіткнувшись з такою ситуацією, губиться в здогадах і не знає, як правильно оформити всі необхідні документи, кому віддавати заробітну плату і трудову книжку померлого співробітника, яким чином внести запис до книги обліку руху трудових книжок. Розберемося, як діяти в цій ситуації, і уникнути помилок, які найчастіше допускаються в разі смерті працівника, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві.

Не перериваємо, а припиняємо

Трудовий договір у разі смерті одного з працівників припиняється, але звільнення з роботи при цьому не відбувається. Підставою для наказу про припинення трудового договору є свідоцтво про смерть, видане державним органом реєстрації актів цивільного стану (далі – РАЦС) як підтвердження факту смерті особи. Слід підкреслити, що підставою для наказу не може бути медичне свідоцтво про смерть (форма №106/о), як багато хто помилково вважає. Таке свідоцтво видається медичними установами для реєстрації смерті в органах РАЦС (п. 1.1 Інструкції про заповнення та видачі лікарського свідоцтва про смерть від 08.08.2006 №545). Для оформлення наказу про припинення трудового договору потрібна копія свідоцтва про смерть, засвідчена печаткою підприємства або відділу кадрів.

Роботодавець повинен пам’ятати, що навіть якщо працівник помер на робочому місці і лікарі “швидкої” констатували смерть в присутності свідків, наказ про припинення трудового договору потрібно видавати тільки за наявності свідоцтва про смерть, виданого в установленому порядку відділенням РАЦС або виконавчим органом сільської, місцевої або міської ради.

Визначаємося з датою

Реквізити наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника такі ж, як і при звільненні працівників на інших підставах. Втім, тут є деякі особливості, на які варто звернути увагу.

Дата наказу про припинення трудового договору може не збігатися з датою смерті і навіть з датою видачі свідоцтва про смерть. Наказ складається, коли свідоцтво про смерть буде передано на підприємство, де працював померлий. Найчастіше наказ про припинення трудового договору видається не відразу після смерті працівника, а через деякий час. Наприклад, якщо працівник помер внаслідок тривалої хвороби або довгий час не з’являвся на роботі і з ним не виходило встановити зв’язок, а родичі вчасно не повідомили роботодавця про смерть працівника.

Датою припинення трудового договору буде дата смерті працівника незалежно від дати видачі наказу і від того, чи працював в цей день померлий чи ні (був у відпустці, хворів, брав відгул). Відповідно до п. 2.26 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників №58 від 29.07.1993 (далі – Інструкція №58), днем ​​звільнення вважається останній день роботи. Якщо працівник помер в той день, коли за графіком у нього був вихідний, або під час перебування у відпустці, під час хвороби, датою припинення трудового договору теж слід вважати дату смерті, а не фактичний останній день роботи. Інакше вийде, що трудовий договір припинений раніше, ніж з’явилася причина для цього.

Табелюємо до останнього

В наказі про припинення трудового договору необхідно вказати кількість днів невикористаної щорічної відпустки та відпустки працівникам, які мають маленьких дітей. Згідно з ч. 6 ст. 24 Закону України “Про відпустки” від 15.11.1996 №504/96, у разі смерті працівника грошова компенсація за невикористану ним щорічну відпустку, а також додаткову відпустку працівникам, які мають маленьких дітей, виплачується спадкоємцям.

Після реєстрації наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю долучається до справи з наказами по особовому складу. При передачі копії наказу в бухгалтерію необхідно отримати підпис відповідального працівника бухгалтерії в графі “Куди направлені копії (витяги)” журналу реєстрації наказів по особовому складу. При цьому обов’язково слід вказати дату передачі копії наказу. Особа, відповідальна за ведення табеля обліку використання робочого часу померлого працівника, має оформити підсумковий табель і передати його в бухгалтерію. Навіть якщо відомо, що працівник помер, особа, відповідальна за ведення табеля, має продовжувати щодня вносити в табель позначки, відповідні причини відсутності працівника на роботі. І тільки після видання наказу про припинення трудових відносин з померлим можна припиняти щоденне табелювання працівника і скласти підсумковий табель. Останнім робочим днем ​​померлого працівника в табелі має бути дата смерті, зазначена в наказі як дата припинення трудових відносин.

Якщо в день смерті працівник відпрацював повний робочий день за графіком, в табелі проставляється кількість годин, що відповідає тривалості повного робочого дня. Якщо перед смертю працівник був відсутній на роботі з невідомих причин, і це не було підтверджено ніякими документами, в табелі за всі дні треба поставити відмітки про відсутність з невідомих причин. Копію наказу про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю необхідно долучити до особової справи працівника і закрити особову справу в поточному діловодстві.

Немає свідоцтва? Шукаємо!

Як правило, свідоцтво про смерть підприємству надають члени сім’ї померлого працівника. Але нерідкі випадки, коли у працівника немає родичів або коли смерть настала поза населеним пунктом, де знаходиться підприємство, а близькі померлого не мають ні можливості, ні бажання надавати свідоцтво про смерть або вислати нотаріально засвідчену копію. У такому разі підприємство повинно самостійно звернутися до органу, в якому було зареєстровано смерть працівника. Головна мета цього звернення – отримати офіційне підтвердження факту реєстрації смерті. Згідно п. 2 розділу 2 Наказу Міністерства юстиції України “Про затвердження Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні” №52/5 від 18.10.2000 (далі – Правила №52/5), смерть реєструється в органах РАЦС за останнім місцем проживання померлого, за місцем настання смерті, виявлення трупа або за місцем поховання. Якщо на підприємстві невідомо, де саме зареєстрована смерть працівника, необхідно звернутися із запитом до всіх органів, де могла відбуватися реєстрація. У цьому випадку наказ про припинення трудового договору з померлим працівником можна видати виключно на підставі отриманої відповіді із зазначенням дати смерті.

А куди трудову?

Згідно з ч. 4 п. 7.1 Інструкції №58, у разі отримання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особистій картці і книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Оскільки в даній ситуації отримати підпис працівника в особистій картці неможливо, особа, що відповідає за ведення та облік трудових книжок, може на нижньому полі особової картки зробити, наприклад, такий запис: “Вдова померлого працівника отримала його трудову книжку 10.06.2012 під розписку” .

Трудова книжка померлого працівника видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їх вимогу. Законодавство не дає чіткого визначення “найближчі родичі”. На думку юристів, до них відносяться, перш за все, члени сім’ї померлого. Щоб вирішити, хто повинен отримати трудову книжку померлого працівника, роботодавець повинен, перш за все, визначити осіб, які до смерті працівника проживали з ним, перебували в шлюбі (чоловік, дружина) або були кровними родичами (діти, батьки, онуки, брати, сестри). Робиться це на підставі пред’явлених родичами документів.

Якщо померлий працівник проживав (був зареєстрований) один, трудова книжка повинна передаватися його дружині, дітям або батькам незалежно від місця їх проживання. Якщо у померлих дружини або чоловіка є дорослі (повнолітні) діти, які проживали окремо, трудова книжка повинна передаватися дружині (чоловікові), оскільки, згідно ч. 2 п. 2 ст. 3 Сімейного кодексу України, подружжя вважається сім’єю навіть за умови роздільного проживання, а повнолітні діти, які проживають окремо, членами сім’ї не вважаються. Якщо у померлого працівника є неповнолітні діти (в разі навчання на денному відділенні у віці до 23 років) від попереднього шлюбу, трудова книжка померлого працівника беззаперечно повинна віддаватися дітям померлого або їх законному представникові (матері, батькові, опікуну), щоб можна було безперешкодно звернутися до органів ПФУ за призначенням пенсії у зв’язку з втратою годувальника.

Для отримання трудової книжки померлого працівника родичі повинні надати паспорт, документ, що підтверджує родинний зв’язок з померлим (свідоцтво про шлюб тощо), письмову заяву з копіями документів (засвідчені в установленому законодавством порядку), що підтверджують родинний зв’язок і місце реєстрації заявника.

Допомога на поховання

Згідно з ч. 1 п. 4 ст. 51 Закону України “Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням” №2240-III від 18.01.2001 (далі – Закон № 2240-III), допомога на поховання застрахованої особи призначається сім’ї померлого або особі, яка здійснювала поховання, на підставі свідоцтва про смерть, виданого органом РАЦС. Проте п. 15 Правил №52/5 передбачено, що після реєстрації смерті відділ РАЦС видає виписку(!) з Державного реєстру РАЦС про смерть для отримання допомоги на поховання. Цим же пунктом Правил №52/5 передбачено, що у разі реєстрації смерті виконавчим органом сільської, місцевого, міського (крім міст обласного значення) ради видається довідка для отримання допомоги на поховання, в якій зазначається ПІБ померлої особи, дата смерті, номер актового запису про смерть у відповідній книзі РАЦС, дата складання актового запису про смерть, найменування органу, який здійснив реєстрацію актів цивільного стану, місце смерті. Таким чином, документами, на підставі яких призначається допомога на поховання, відповідно до Закону № 2240-III, є свідоцтво про смерть та довідка, видана відділом РАЦС або виконавчим органом сільської, міської ради.

Призначення допомоги на поховання за рахунок коштів Фонду соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності належить до повноважень комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства. Рішення про призначення такої допомоги або про відмову в її видачі комісія приймає на своєму засіданні (на підставі заяви особи, ховати померлого працівника, нотаріально завіреної копії свідоцтва про смерть та довідки, виданої відділом РАЦС або виконавчим органом сільської, місцевого, міської ради). Своє рішення комісія оформляє протоколом, який потім передається до бухгалтерії підприємства для нарахування і виплати допомоги на поховання.

Юридичну правову допомогу Ви можете отримати у висококваліфікованих фахівців (юристів) юридичної фірми “Юріс-Консалт”

Стаття опублікована у п`ятниця, 08.06.2012, у категорії Трудове законодавство, соцзахист. Ви можете відслідковувати відповіді на цю статтю за допомогою RSS 2.0.

Написати відповідь


6 × = сорок два