Ділове листування по e-mail: як уникнути проблем

Все більшого поширення набуває ведення ділового листування по електронній пошті. Зручно, швидко, сучасно. Пересилаються тексти договорів, акти прийому-передачі, замовлення, різноманітні підтвердження, рахунки-фактури і т.д. Втім, останнім часом у цій сфері збільшилося число правових проблем.

Що говорить закон

З прийняттям чинних Цивільного та Господарського кодексів України (далі відповідно – ЦКУ та ГКУ) ведення ділової переписки за допомогою електронної пошти отримало чіткий правовий статус і відповідну регламентацію.

Згідно ст.207 ЦКУ угода вважається вчиненою у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку. Використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів .

Аналогічно це питання вирішується в ст. 181 ГКУ. Допускається укладення господарських договорів у спрощений спосіб, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, якщо законом не встановлено спеціальні вимоги до форми та порядку укладення відповідного виду договорів.

При використанні зазначених загальних правових норм слід взяти до уваги, що з приводу листування електронною поштою є цілий ряд спеціальних законодавчих актів. На жаль, листування факсом врегульована набагато менше і тут більше прогалин.

Універсальний рецепт від неприємностей

Практикою розроблені певні формулювання, які варто заздалегідь включати в договори, інші документи зобов’язального характеру, якщо вони пересилаються електронною поштою або факсом. Так, вдалим можна вважати формулювання прийняте Вищим господарським судом України (ВГСУ) у постанові від 15.01.2013 у справі №5008/419/2012.

Сторони зафіксували у своєму договорі таку умову: “… документи, відправлені факсом або електронною поштою, мають повну юридичну силу до моменту обміну оригіналами, породжують права та обов’язки для сторін, можуть бути подані до судових інстанцій в якості належних доказів і не можуть спростовуватися стороною, від імені якої вони були відправлені “.

Загальна ж вимога судів така – сторони повинні заздалегідь у договорі обумовити, що листування за таким договором буде вестися саме за допомогою відповідних технічних засобів, вказати свої електронні адреси або номери телефонів (факсів). Оцінка зазначених документів в якості доказу починається з з’ясування судом саме цієї обставини. Отже, надання таких документів доказової сили має відбуватися, насамперед, у самому договорі.

Корисним може бути також міжнародний досвід, ознайомлення з правилами листування за зовнішньоекономічними контрактами. Зокрема, з Уніфікованими правилами поведінки при міжнародній передачі торгових даних засобами комп’ютерного зв’язку 1988 р., Правилами ММК для електронних коносаментів та ін

Як працювати з електронною поштою

Електронне листування регулюється цілою низкою спеціальних законодавчих актів, які складають самостійну підгалузь законодавства про інформаційних відносинах.

Основними нормативно-правовими актами у цій сфері є (рекомендований мінімум для ознайомлення):

  • Закон України “Про електронні документи та електронний документообіг” (далі – Закон про електронні документи);
  • Закон України “Про електронний цифровий підпис” (далі – Закон про електронний підпис);
  • Постанова Кабінету Міністрів України від 26.05.2004 р. № 680 “Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу” (з наступними змінами та доповненнями, далі – постанова КМУ № 680).

У ст.5 Закону про електронні документи зазначено, що електронний документ-це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Згідно ст.8 юридична сила електронного документа не може бути відкинута виключно через те, що він має електронну форму.

Дві головні біди і можливі неприємності електронного листування:

  1. заперечення самого факту отримання певної інформації електронною поштою;
  2. заперечення свого авторства або факту відправки повідомлень контрагентам.

Розглянемо кожну з наведених проблем.

Заперечення отримання електронного повідомлення

Згідно ст.10 Закону про електронні документи – вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється відповідно до вимог цього Закону.

Далі слід керуватися положеннями ст.11 Закону про електронні документи.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання від цього автора електронного документа, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт отримання даного електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом (нагадуємо – крім випадків, коли інший порядок підтвердження не був передбачений самими сторонами в договорі). Цікаво, що можливість встановлення факту одержання електронного документа за допомогою відповідних експертиз або за довідкою провайдера, який здійснив відповідні трафіки, – Законом прямо не передбачена, хоча, судячи з усього, може бути предметом певних домовленостей між сторонами.

Якщо ж звернутися до постанови КМУ № 680, то тут містяться певні умови та вимоги до процедури засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу. Така послуга надається акредитованими центрами сертифікації ключів та центрами сертифікації ключів на договірних засадах. Перевірка позначки часу проводиться користувачем за допомогою сертифіката відкритого ключа, наданого акредитованим центром сертифікації ключів. Акредитований центр сертифікації ключів забезпечує надання послуги фіксування часу цілодобово.

Заперечення свого авторства або факту відправки повідомлень

Згідно ст.12 Закону про електронні документи перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису. На підставі ст.7 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Таким чином, далі слід звернутися до Закону про електронний підпис.

Відразу слід зауважити, що дія цього Закону не поширюється на відносини, що виникають під час використання інших видів електронного підпису, в тому числі переведеного у цифрову форму зображення власноручного підпису. Тобто йдеться про певний криптографичний набір перетворених електронних даних, на зразок того, що можна отримати у податківців для електронної звітності. Простіше кажучи, в Законі йдеться не про просте факсимільне (візуальне) відтворення підпису, скопійоване сканером, а про спеціальну комп’ютерну програму ідентифікації особистості (електронний ключ).

Отже, чинне законодавство передбачає 2 можливих варіанти встановлення авторства і факту відправки листа контрагентом:

  1. Використання електронного цифрового підпису.
  2. Інший спосіб ідентифікації відправника, встановлений сторонами у договорі.

А що скаже суд?

Наслідки недбалого ставлення сторін до правил електронного листування добре видно з постанови ВГСУ від 2.04.2013 у справі №5008/587/2012.

Предметом спору стало заперечення відповідачем факту відправки позивачу електронної заявки на перевезення вантажів (укладення у спрощений спосіб договору на транспортно-експедиційне обслуговування). Суд встановив, що позивач – транспортне підприємство по електронній пошті дійсно отримав заявку-договір на транспортно-експедиційне обслуговування з певної адреси. Повідомлення містило відбиток печатки відповідача та підпис, але без ідентифікації особи, яка здійснила таку заявку (не було електронно-цифрового підпису).

ВГСУ дійшов висновку, що цей документ не є належним доказом того, що вказаний договір був відправлений саме відповідачем і скріплений сторонами накладенням цифрового підпису. Позивачем, відповідно до ч.3 ст. 207 ЦК не надано ні укладеного між сторонами окремого письмової згоди на факсимільне вчинення підпису, ні зразка аналога власноручного підпису підписувача договору з тим, щоб можна було допустити факсимільну копію договору (у якій факсимільно відтворений підпис), як доказ його дійсного укладення у письмовій формі саме з відповідачем по справі.

У цілому ж практика електронного листування вимагає подальшого вивчення та відповідних роз’яснень з боку вищих судових органів.

Автор: Сергій Теньков
Джерело: Юридичний вісник України

Стаття опублікована у четвер, 15.08.2013, у категорії Новини законодавства. Ви можете відслідковувати відповіді на цю статтю за допомогою RSS 2.0.

Написати відповідь


5 − = чотири

--


Календар публікацій

Серпень 2013
П В С Ч П С Н
« Лип   Жов »
 1234
567891011
12131415161718
19202122232425
262728293031